Une recherche efficace combine des champs contrôlés, une requête compréhensible et un résultat qui explique pourquoi chaque dossier apparaît.
Un filtre caché peut donner un total incomplet. Un champ libre peut produire trop de variantes. La conception doit partir des questions que les utilisateurs posent au logiciel et de la manière dont ils reconnaissent le bon dossier.
Choisir les filtres
Proposez les filtres fréquents, puis regroupez les options avancées. Les dates doivent préciser leur inclusion et leur fuseau. Les statuts doivent utiliser des valeurs officielles et expliquer les états archivés.
Conserver la requête
Lorsque l’utilisateur ouvre un résultat puis revient, gardez les filtres utiles. Un lien partageable doit inclure seulement les paramètres autorisés et revérifier les droits. Une recherche ne doit pas devenir un moyen de lire un autre espace.
Les états vides doivent afficher la requête et proposer de retirer un filtre. Une recherche sans résultat peut être une donnée absente ou une erreur d’indexation.
Mesurer la pertinence
Suivez les requêtes sans résultat et les changements de filtre. Testez le classement avec des cas représentatifs, des accents, des références exactes et des synonymes. Ne collectez pas le texte libre au-delà de la finalité retenue.
Sources : Elasticsearch, recherche, Microsoft, recherche sécurisée.
Prévoir les grandes listes
Limitez le nombre de résultats chargés et proposez une pagination stable. Un filtre qui lance une recherche coûteuse doit afficher un état de chargement et permettre l’annulation. Les exports volumineux doivent passer par une tâche dédiée, avec le périmètre visible avant la demande.
Une liste doit rester utilisable après une modification. Si un dossier change de statut pendant la consultation, le logiciel doit expliquer le rafraîchissement ou conserver la vue jusqu’à une action de l’utilisateur. Les droits sont recalculés au chargement du détail.
Afficher la pertinence
Le premier résultat doit aider à décider. Affichez le titre, la référence, la date et le passage qui correspond lorsque ces champs sont autorisés. Une valeur calculée doit indiquer la date de mise à jour si elle peut être ancienne.
Tester avec le vocabulaire du métier
Demandez des requêtes réelles aux équipes et regroupez-les par intention. Cherchez des références exactes, des noms partiels, des termes abrégés et des phrases contenant une faute courante. Notez le résultat attendu et le minimum de contexte qui permet de l’identifier.
Une recherche doit gérer une requête interrompue, une absence de filtre et une perte de connexion. L’utilisateur doit pouvoir recommencer sans perdre son texte. Les données affichées après le rechargement doivent respecter les droits actuels, même si l’ancien résultat était encore présent dans un cache.
Protéger les performances
Limitez la longueur d’une requête et le nombre de filtres coûteux. Utilisez la pagination et annulez une demande devenue inutile lorsque l’utilisateur saisit un nouveau terme. Mesurez la durée par volume et par index afin d’éviter qu’une optimisation d’interface déplace le problème vers la base.
Conservez un petit jeu de requêtes de référence après chaque changement de moteur ou de dictionnaire. Comparez les premiers résultats, les temps et les filtrages de sécurité. Une amélioration du classement ne doit pas rendre un dossier privé visible ou supprimer une référence exacte.
Afficher l’état des filtres
Présentez les filtres actifs sous forme de libellés faciles à retirer. Une liste qui montre seulement « 0 résultat » oblige l’utilisateur à deviner. Indiquez quand un filtre est appliqué par défaut et comment revenir à la vue complète autorisée.
Les filtres avancés peuvent rester fermés jusqu’à la demande, mais leur présence doit être visible. Conservez la sélection lorsque la personne ouvre un résultat et revient à la liste. Une recherche partagée doit préciser l’entreprise, la période et les droits pris en compte.
Gérer les champs libres
Un champ de recherche peut accepter une référence exacte, plusieurs termes ou une phrase. Documentez le comportement et les caractères ignorés. Un utilisateur doit savoir si la recherche porte sur le titre, les notes, les pièces indexées ou seulement les champs principaux.
Les caractères accentués, les apostrophes et les tirets doivent être testés. Une recherche sans accent peut retrouver une forme accentuée si la règle le prévoit. Les synonymes doivent être validés avec des exemples, car un terme commun peut augmenter les faux résultats.
Classer et expliquer
Le résultat doit afficher assez de contexte pour distinguer deux dossiers. Un terme dans le titre peut compter davantage que dans une note. Une référence exacte doit passer devant un résultat approximatif. Testez ces choix avec des requêtes représentatives et notez les attentes des utilisateurs.
Les extraits ne doivent pas révéler un champ privé. Le moteur doit appliquer les droits avant de produire le résultat, et non après affichage. Les caches et index doivent contenir l’identifiant d’entreprise lorsque les espaces sont séparés.
Mesurer les échecs
Suivez les recherches sans résultat, les recherches reformulées et les filtres retirés. Une hausse peut signaler un nouveau vocabulaire, un index en retard ou une donnée absente. Les états vides doivent proposer une action adaptée à la cause.