Comparez le coût total d’un SaaS et d’un logiciel sur mesure sur trois ans : dépenses initiales, abonnements, charge interne et budget de sortie prévu.
Un abonnement mensuel et un devis de développement présentent des montants difficiles à comparer. Le premier peut exclure la reprise des données et les options nécessaires. Le second peut couvrir la livraison sans inclure l’exploitation. Pour décider, rassemblez les dépenses sur une même période et pour un service comparable.
Cette méthode complète notre guide général pour choisir entre SaaS et logiciel sur mesure. Elle sert à préparer un tableau de décision avec les responsables métier, techniques et budgétaires. Les chiffres utilisés ci-dessous sont fictifs, en dirhams, sans valeur de devis ni de référence de marché.
Fixer les hypothèses communes
Décrivez le nombre d’utilisateurs, les fonctions nécessaires et le volume de données. Précisez les interfaces attendues avec les outils existants. Si une option ne couvre pas un besoin, ajoutez le coût du complément ou indiquez qu’elle est exclue de la comparaison.
Retenez une durée de travail explicite. Trois ans permettent ici d’illustrer le calcul, mais votre horizon doit correspondre à la décision envisagée. Appliquez la même convention fiscale aux offres comparées et identifiez leur devise. Un montant en euros converti aujourd’hui reste exposé aux variations de change lors des paiements futurs.
Le Digital, Data and Technology Playbook britannique décrit le coût sur tout le cycle de vie en incluant notamment maintenance, exploitation et sortie. Ce cadre d’achat public n’impose aucune règle à une PME marocaine ; il fournit une référence utile pour élargir le calcul au-delà du prix initial.
Séparer les dépenses de lancement et les dépenses récurrentes
Les frais de lancement peuvent comprendre la configuration, la migration et la formation. Demandez ce qui est inclus dans chaque ligne. Une reprise limitée aux clients actifs n’équivaut pas à une reprise complète de l’historique et des pièces jointes.
Dans les dépenses récurrentes, comptez les services nécessaires au fonctionnement prévu. Pour un SaaS, vérifiez le nombre minimum de licences, les modules additionnels et les limites d’usage. Pour une application personnalisée, demandez le contenu de la maintenance : corrections, mises à jour et assistance ne sont pas interchangeables.
Une réserve pour les évolutions exprime une hypothèse budgétaire. Elle ne signifie pas que toutes les demandes futures seront couvertes par le contrat. Conservez séparément les montants engagés et les estimations afin que les lecteurs du tableau puissent distinguer leur niveau de certitude.
Calculer un exemple sur trois ans
Supposons deux options couvrant le même processus fictif, avec une équipe et un volume stables pendant trois ans. Les montants suivants excluent les taxes et toute actualisation financière.
| Poste fictif | SaaS | Sur-mesure |
|---|---|---|
| Mise en place initiale | 18 000 MAD | 90 000 MAD |
| Abonnement annuel | 24 000 MAD | 0 MAD |
| Hébergement annuel séparé | 0 MAD | 6 000 MAD |
| Maintenance annuelle séparée | 0 MAD | 12 000 MAD |
| Compléments et intégrations annuels | 6 000 MAD | 0 MAD |
| Réserve annuelle d’évolutions | 0 MAD | 10 000 MAD |
| Provision de sortie à la fin de la période | 8 000 MAD | 6 000 MAD |
Avec ces seules hypothèses, le SaaS représente 18 000 + 3 × 30 000 + 8 000, soit 116 000 MAD. Le sur-mesure représente 90 000 + 3 × 28 000 + 6 000, soit 180 000 MAD. Une ligne à zéro signifie ici qu’aucune dépense séparée n’a été prévue dans l’exemple ; elle ne décrit pas les offres du marché.
Le tableau donne un écart de dépenses externes de 64 000 MAD. Il ne permet pas encore de conclure sur l’intérêt des deux solutions, car le travail interne et les différences de service restent à examiner.
Ajouter le temps passé dans l’entreprise
Estimez les heures consacrées à l’administration, aux reprises manuelles et à l’assistance. Dans un prolongement fictif du calcul, le SaaS demande 12 heures internes par mois, contre 5 pour le sur-mesure. Avec une valorisation illustrative de 150 MAD par heure, cela représente respectivement 64 800 MAD et 27 000 MAD sur 36 mois.
Les totaux deviennent alors 180 800 MAD et 207 000 MAD. L’écart diminue à 26 200 MAD. Ce temps valorisé n’est pas automatiquement une dépense supplémentaire ni une économie de trésorerie réalisable. Il montre une charge de travail dont l’entreprise doit comprendre l’effet sur ses équipes.
Remplacez ces hypothèses par des observations pendant un pilote. Si un utilisateur doit exporter puis corriger un fichier chaque semaine, chronométrez cette opération sur plusieurs cas. Ne valorisez pas un gain annoncé sans vérifier que le processus proposé le produit réellement.
Tester les hypothèses qui peuvent changer la décision
Recalculez le tableau avec davantage d’utilisateurs et un volume plus élevé. Pour un SaaS, un changement de palier peut modifier le coût. Pour le sur-mesure, l’augmentation de charge peut demander du travail d’exploitation ou des adaptations. Aucun des deux coûts n’est nécessairement linéaire.
Ajoutez un scénario où une intégration doit être remplacée et un autre où le lancement prend du retard. Identifiez les postes incertains au lieu de leur attribuer une précision artificielle. Une fourchette documentée rend les limites du budget plus visibles qu’un total présenté au dirham près.
Vérifier ce que finance le budget de sortie
Demandez un export exploitable des données, avec les pièces jointes et les relations nécessaires. Pour le sur-mesure, examinez aussi les sources, la documentation et les accès nécessaires à la maintenance. Le dossier de transfert logiciel permet de préciser ce travail.
Conservez la date des offres et les hypothèses dans le fichier de comparaison. La décision finale doit indiquer quelles dépenses sont confirmées, lesquelles restent estimées et quels essais manquent encore. Ces éléments permettront de réviser le choix si le périmètre ou le nombre d’utilisateurs change.