Wenn ein mittelständisches Unternehmen in Deutschland sein Softwareteam erweitert oder Aufgaben auslagert, muss der Auftrag den Arbeitsalltag der Nutzer beschreiben. Eine Funktionsliste lässt viele Entscheidungen offen. Ein begrenzter, nachvollziehbarer Auftrag hilft externen Teams, Aufwand und Verantwortung zu erklären.
Einen Arbeitsablauf auswählen
Beschreiben Sie, wer eine Aufgabe ausführt, welche Informationen benötigt werden und welches Ergebnis anschließend sichtbar sein soll. Ergänzen Sie einen unvollständigen Fall und einen Fehlerfall. Diese Beispiele machen Regeln sichtbar, die in einem Gespräch leicht übergangen werden.
Erfassen Sie vorhandene Systeme und die Personen, die sie betreuen. Eine neue Oberfläche kann von einer Schnittstelle abhängen, deren Änderung einen anderen Anbieter benötigt.
Interne Verantwortung berücksichtigen
| Aufgabe im Unternehmen | Zuständigkeit klären |
|---|---|
| Prioritäten festlegen | Produktverantwortlicher |
| Fachliche Regel erläutern | Fachbereich |
| Technische Änderung prüfen | Technischer Ansprechpartner |
| Ergebnis abnehmen | Benannte Prüfer |
| Betrieb freigeben | Betriebsverantwortlicher |
Eine Person kann mehrere Aufgaben übernehmen. Entscheidend ist, dass das externe Team für jede Entscheidung einen erreichbaren Kontakt hat.
Unsicherheit im Angebot sichtbar halten
Kennzeichnen Sie ungeklärte Datenmengen, Schnittstellen und Anforderungen. Bitten Sie den Anbieter, seine Annahmen dazu im Angebot aufzuführen. Eine vorgelagerte Untersuchung kann angemessen sein, wenn die Informationen für eine belastbare Schätzung fehlen.
Lassen Sie Umfang und Ausschlüsse in derselben Form beschreiben. So können Sie erkennen, ob ein günstigeres Angebot beispielsweise Datenübernahme oder Betrieb beim Unternehmen belässt.
Den ersten Auftrag überprüfbar machen
Definieren Sie eine Version und ein Testumfeld für die Abnahme. Vereinbaren Sie erwartete Ergebnisse und den Umgang mit Abweichungen. Geben Sie den internen Beteiligten dafür Zeit im Projektplan.
Nach dem ersten Abschnitt betrachten Sie Lieferergebnis, Rückfragen und eigene Belastung. Diese Beobachtungen helfen, den nächsten Auftrag zu verbessern oder ein anderes Kooperationsmodell zu wählen.
Das Vorhaben vorbereiten
Weiterlesen: Dediziertes Team oder Staff Augmentation: Verantwortung vergleichen. Für eine Projektanfrage nutzen Sie den Kontakt zu Sky Vaults auf Englisch.